Запитання гарячої лінії. Порядок і строки оцифрування трудових книжок

На підприємстві є неоцифровані трудові книжки працівників. Як та в які строки потрібно подати скановані копії відповідних документів до ПФУ?

Через вебпортал електронних послуг ПФУ до 10 червня 2026 року.

Згідно з пунктом 2 розділу ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України від 5 лютого 2021 року № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» перехід до обліку трудової діяльності працівників у електронній формі відбувається поступово, протягом 5 років із дня набуття чинності цим Законом. Зазначений перехідний період розпочався 10 червня 2021 року і триватиме до 10 червня 2026 року. Його було запроваджено з метою внесення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загально-обо-в’яз-кового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників. Відповідні відомості вносить Пенсійний фонд України (далі — ПФУ) на підставі відомостей, поданих страхувальником (роботодавцем) або застрахованою особою (працівником). Відомості у вигляді сканованих копій документів, що впливають на розрахунок страхового стажу, передаються в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи через вебпортал електронних послуг ПФУ з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису. Крім трудової книжки, документами, що впливають на розрахунок стажу, можуть бути документи про здобуття освіти, довідки тощо.

Слід зауважити, що черговість подання відомостей про трудову діяльність працівників визначено у постанові правління ПФУ від 1 червня 2022 року № 8-3 «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок». Постановою, зокрема, передбачено, що для того, щоб ПФУ міг оперативно опрацювати інформацію про трудову діяльність за період до 2000 року, у першу чергу потрібно передавати сканкопії документів працівників:

• яким залишилося 2 і менше років до виходу на пенсію за віком;
• які почали працювати до 1 липня 2000 року.

Під час передання відомостей про трудову діяльність працівників у вигляді сканкопій трудових книжок працівники кадрових служб мають обов’язково перевіряти, чи належно вони оформлені (відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58). Якщо записи зроблено неправильно, потрібно їх виправити. Адже у разі, коли трудова книжка неналежно оформлена, не відповідає вимогам зазначеної Інструкції, у фахівців, які займаються оцифруванням відомостей про трудову діяльність працівників, будуть зауваження, а відтак потрібно буде виправляти записи, знову сканувати трудову книжку та передавати відповідні відомості через вебпортал електронних послуг ПФУ.