Запитання гарячої лінії. Перевірка оцифрування трудової книжки та обов’язок роботодавця передавати дані до ПФУ

Працівник кадрової служби хоче перевірити, чи оцифрував попередній роботодавець працівника його трудову книжку. Як правильно це зробити? Чи потрібно оцифровувати трудову книжку та передавати відомості до ПФУ, якщо попередній роботодавець уже це зробив?

Працівник в особистому кабінеті застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ самостійно формує витяг з електронної трудової книжки і передає його роботодавцю або надає роботодавцю дозвіл на отримання такого витягу на вебпорталі електронних послуг ПФУ.
Ні, не потрібно.

Наразі законодавством зазначеного питання не врегульовано. Відповідно до роз’яснень Пенсійного фонду України (далі — ПФУ) поточний роботодавець може дізнатися, чи надав попередній роботодавець сканкопію трудової книжки, 2 способами.

Спосіб 1

В особистому кабінеті застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ працівник може дати дозвіл новому роботодавцю на отримання витягу з електронної трудової книжки (пункт меню «Доступ до ЕТК» / додати страхувальника, заповнивши код ЄДРПОУ та назву страхувальника).

Після отримання дозволу роботодавець в особистому кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ формує витяг з електронної трудової книжки застрахованої особи (розділ «Комунікації з ПФУ» / пункт меню «Запит на отримання електронних документів» / заповнити форму, вказавши дані застрахованої особи та тип звернення «Витяг з ЕТК»). Переглянути сформований витяг можна через пункт меню «Звернення».

Спосіб 2

Працівник в особистому кабінеті застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ самостійно формує витяг з електронної трудової книжки (розділ «Комунікації з ПФУ» / пункт меню «Запит на отримання електронних документів» / заповнити форму, вказавши свої дані та тип звернення «Витяг з ЕТК»). Переглянути, завантажити чи роздрукувати сформований витяг можна через пункт меню «Мої звернення». Отриманий витяг працівник передає роботодавцю.

Проаналізувавши зміст витягу з електронної трудової книжки застрахованої особи, можна зробити висновок, чи оцифрована паперова трудова книжка працівника.

На здійснення процедури оцифрування може вказувати інформація у графі «Дата запису (за сканованими документами)» у витягу з електронної трудової книжки.

Відповідно, якщо попередній роботодавець оцифрував трудову книжку та передав відомості до ПФУ, новому роботодавцю повторно виконувати цю процедуру не потрібно.