Особливості ведення паперових трудових книжок у перехідний період (частина 3)
Що видавати: копію чи примірник?
У зазначеній вище норми вказано, що при звільненні треба видавати копію наказу про звільнення працівника. Роботодавці і раніше мали видавати копію наказу про звільнення, але тільки за умови, що таке звільнення відбувалося з ініціативи роботодавця. З 10 червня 2021 року видача копії наказу про звільнення працівникові є обов’язковою при звільненні з будь-яких підстав, передбачених КЗпП.
Копія документа — документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак (Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5).
ЗАСВІДЧЕННЯ КОПІЙ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ
1. Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається інструкцією з діловодства установи.
2. Установа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.
3. Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину.
4. Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку:
— напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії;
— напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій»;
— на лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія».
Де зазначати відомості про те, що копія наказу працівнику при звільненні видана?
Законодавством це встановлено норми, яка б передбачала, де робиться запис про видачу копії наказу про звільнення. Проте такі відомості можна зазначати в самому наказі про звільнення та/або в особовій картці форми № П-2.
Відповідно до частини шостої статті 235 КЗпП у разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.
Чому важливо видавати копію наказу про звільнення і на що це впливає?
Це впливає на строки звернення працівника до суду щодо понолення своїх прав. Так, відповідно до частини першої статті 233 КЗпП працівник може звернутися з заявою про вирішення трудового спору безпосередньо до районного, районного у місті, міського чи міськрайонного суду в тримісячний строк з дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права, а у справах про звільнення — в місячний строк з дня вручення копії наказу (розпорядження) про звільнення.
Особливості ведення паперових трудових книжок у перехідний період (частина 2)
Особливості ведення паперових трудових книжок у перехідний період (частина 1)
Джерело: шеф-редактор журналу "КАДРОВИК.UA" Вікторія Ліпчанська
