Запитання гарячої лінії

Чи обов’язково повертати трудову книжку працівникові під час прийняття на роботу, якщо на підприємстві не ведеться облік електронних трудових книжок? Чи оформлюється паперова трудова книжка працівникові, який працевлаштовується вперше?

10 червня 2021 року набув чинності Закон України від 5 лютого 2021 року № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі — Закон № 1217), яким було внесено зміни, зокрема, до статті 48 КЗпП.

Так, згідно зі змінами облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування в порядку, визначеному Законом України від 8 липня 2010 року № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування». Але при цьому ведення паперових трудових книжок не скасовується.

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше 5 днів після прийняття на роботу.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Також передбачено, що порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України. Однак на сьогодні такого порядку не затверджено, тому слід керуватися Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58.

Зберігати паперові трудові книжки працівників, прийнятих після 10 червня 2021 року, роботодавець не зобов’язаний. Навіть якщо роботодавець уносить запис до трудової книжки, її потрібно повернути працівникові.

Роботодавці протягом 5 років повинні подати до Пенсійного фонду України (далі — ПФУ) скан-копії трудових книжок тих працівників, які були прийняті на роботу до набуття чинності Законом № 1217. Працівники, трудові книжки яких не відскановані на попередніх місцях роботи, можуть відсканувати їх самостійно й передати скан-копії через вебпортал ПФУ. Роботодавець не зобов’язаний вимагати у працівників трудові книжки для сканування, а також не несе відповідальності за втрату працівником трудової книжки, яка в нього зберігається. Щоб уникнути порушень норм законодавства, роботодавець може отримати від працівника скан-копію трудової книжки під час працевлаштування. Вимога щодо отримання скан-копій трудових книжок працівників КЗпП прямо не передбачена, але й не заборонена. Так, поширеною є практика, коли під час прийняття на роботу працівники подають ксерокопії паспорта, довідки про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків, військового квитка, документа про освіту тощо. Про подання копій таких документів зазначається в заяві працівника про прийняття на роботу. Аналогічно під час працевлаштування можна подавати й скан-копію трудової книжки, зазначивши її як додаток до заяви. Потім цю скан-копію можна буде передати до ПФУ.

Отже, роботодавець зобов’язаний повернути трудову книжку працівникові під час прийняття на роботу. Якщо працівник працевлаштовується вперше, паперова трудова книжка оформляється лише на його вимогу.

Чи вважатиметься порушенням уведення до штатного розпису штатної одиниці в день прийняття працівника на роботу?

 Відповідно до частини 3 статті 64 Господарського кодексу України підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Штатний розпис — це документ, у якому встановлюються для певного підприємства штати й посадові оклади (оклади) працівників. У штатному розписі зазначаються, зокрема, найменування посад (професій), чисельність працівників і посадові оклади (оклади) для кожної посади (професії). Штатний розпис має розроблятися на основі внутрішніх організаційно-нормативних документів (чинна структура й чисельність, положення про оплату праці тощо) та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (назви посад і професій у штатному розписі мають відповідати назвам у КП).

Зміни до штатного розпису вносять наказом роботодавця із зазначенням причини їх унесення. У наказі обов’язково потрібно вказати дату, з якої починає діяти новий або змінений штатний розпис. Це може бути дата видання наказу або інша дата, зафіксована в ньому. Зазвичай такі зміни набувають чинності з початку календарного місяця.

Міністерство соціальної політики України в листі вiд 13 вересня 2019 року № 1127/0/204-19 роз’яснює, що передумовою прийняття працівника на роботу є наявність вакантної штатної одиниці в штатному розписі за відповідною посадою (професією) з визначенням категорії (розряду).

Слід пам’ятати, що роботодавець відповідно до частини четвертої статті 24 КЗпП не може допустити працівника до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

Отже, прийняття на роботу працівника має відбутися згідно зі штатним розписом і посадовим окладом, визначеним цим штатним розписом.

Як правильно оформити прийняття працівників на тимчасову роботу? Який порядок звільнення тимчасового працівника?

Особливості регулювання праці тимчасових працівників установлено законодавством (ст. 7 КЗпП). Так, на сьогодні діє в частині, що не суперечить Конституції і законам України, Указ Президії Верховної Ради СРСР від 24 вересня 1974 року № 311-IX «Про умови праці тимчасових робітників і службовців» (далі — Указ № 311), який застосовується згідно з Постановою Верховної Ради України від 12 вересня 1991 року № 1545-XII «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР». На тимчасових працівників поширюється також дія інших законодавчих актів.

Тимчасові працівники — це працівники, прийняті на роботу на строк до 2 місяців, а для заміщення тимчасово відсутніх працівників, за якими зберігається їхнє місце роботи (посада), — до 4 місяців.

Тимчасовий договір є строковим, але не кожен строковий трудовий договір є тимчасовим.

Частиною другою статті 23 КЗпП установлено, що строковий трудовий договір укладається у випадках, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру наступної роботи, або умов її виконання, або інтересів працівника та в інших випадках, передбачених законодавчими актами. При цьому формулювання «характер роботи» означає, що робота не виконується постійно, а лише протягом певного строку (сезону), а формулювання «умови виконуваної роботи» визначає таку роботу, яка є постійною, але для виконання якої в силу конкретних обставин трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк (наприклад, для заміщення тимчасово відсутнього працівника тощо).

На роботодавця покладається обов’язок щодо підтвердження обставин, які унеможливлюють укладення трудового договору на невизначений строк, а сам працівник повинен бути зацікавлений у тимчасовій роботі.

Працівники, яких приймають на тимчасову роботу, мають бути попереджені про це під час укладення трудового договору. У наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу має бути зазначено, що працівник приймається на тимчасову роботу, або вказано строк його роботи. Тимчасових працівників оформляють на роботу в загальновстановленому порядку. Особа подає заяву, на підставі якої видається наказ про прийняття на роботу.

Звільнення тимчасових працівників має свої особливості (вони визначені Указом № 311). Так, для звільнення за власним бажанням працівник має попередити роботодавця письмово за 3 дні. Заяви про звільнення у зв’язку із закінченням строку трудового договору працівник не подає.

Отже, прийняття на роботу і звільнення тимчасових працівників здійснюється відповідно до норм трудового законодавства.

Чи можна провадити працівникові доплату за роботу за сумісництвом на іншій посаді?

Слід розрізняти поняття «суміщення професій (посад)» і «сумісництво», оскільки в цих випадках трудові відносини регулюються різними нормами права й оформлюються по-різному. Крім того, різниться й оплата праці.

На сьогодні питання щодо суміщення професій (посад) регулюються КЗпП, постановою Ради Міністрів СРСР від 4 грудня 1981 року № 1145 «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» та Інструкцією щодо застосування постанови Ради Міністрів СРСР від 4 грудня 1981 р. № 1145 «Про порядок і умови суміщення професій (посад)», затвердженою постановою Держкомпраці СРСР, Мінфіну СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 14 травня 1982 року № 53-ВЛ. Зазначені нормативно-правові акти колишнього Радянського Союзу діють згідно з Постановою Верховної Ради України від 12 вересня 1991 року № 1545-ХІІ «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу PCP», зокрема в частині визначення поняття «суміщення професій (посад)».

Суміщення професій (посад) — це виконання працівником поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) у межах робочого часу за основною роботою на одному й тому самому підприємстві, в установі, організації (далі — підприємство) за згодою працівника. Така робота може виконуватися, якщо це економічно доцільно й не призводить до погіршення якості виконуваних працівником обов’язків. За суміщення професій (посад) працівникам провадиться доплата, розмір якої встановлюється на умовах, передбачених у колективному договорі (ст. 105 КЗпП).

На відміну від суміщення професій (посад), із працівником, який працює за сумісництвом, укладається окремий трудовий договір (частина друга ст. 21 КЗпП). Робота виконується у вільний від основної роботи час. Оплата праці здійснюється за фактично виконану роботу.

Робота за сумісництвом працівників державних підприємств регулюється постановою Кабінету Міністрів України від 3 квітня 1993 року № 245 «Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій» та Положенням про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій, затвердженим наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства фінансів України від 28 червня 1993 року № 43.

Отже, у зазначеному випадку на працівника може бути покладено суміщення (а не сумісництво) за іншою посадою. У наказі про суміщення потрібно обов’язково вказати суміщувану посаду, а також розмір доплати за виконання роботи за цією посадою. Працівника, який суміщатиме посаду, потрібно ознайомити з наказом під розписку.

Чи можуть працювати за сумісництвом працівники державних підприємств, установ й організацій?

 Відповідно до частини другої статті 21 КЗпП працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, в установах, організаціях (далі — підприємство), якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін. Тобто працівник, окрім основного місця роботи, має право працювати на роботі за сумісництвом на тому самому (внутрішнє сумісництво) або на іншому (зовнішнє сумісництво) підприємстві. При цьому кількості підприємств, де працівник може працювати за сумісництвом, законодавством не обмежено.

Правове регулювання роботи за сумісництвом працівників державних підприємств здійснюється постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 3 квітня 1993 року № 245 «Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій» (далі — Постанова № 245) та Положенням про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій, затвердженим наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства фінансів України від 28 червня 1993 року № 43.

Під час прийняття на роботу працівника-сумісника й оформлення з ним трудових відносин сторони трудового договору (роботодавець і працівник) насамперед повинні визначити режим роботи за сумісництвом і порядок оплати праці.

На сумісника поширюються всі права, гарантії та обов’язки, передбачені законодавством, колективним договором і правилами внутрішнього трудового розпорядку. Робота за сумісництвом виконується у вільний від основної роботи час. При цьому згоди роботодавця за місцем основної роботи для роботи за сумісництвом не потрібно.

Водночас для працівників державних підприємств установлено обмеження щодо тривалості роботи за сумісництвом. Зокрема, тривалість такої роботи не може перевищувати 4 год. на день і повного робочого дня у вихідний день. Загальна тривалість роботи за сумісництвом протягом місяця не повинна перевищувати половини місячної норми робочого часу.

Не мають права працювати за сумісництвом (за винятком наукової, викладацької, медичної та творчої діяльності) керівники державних підприємств, їхні заступники, керівники структурних підрозділів (цехів, відділів, лабораторій тощо) державних підприємств та їхні заступники. Крім того, стосовно деяких категорій працівників законодавством установлено пряму заборону працювати за сумісництвом (зокрема, для: державних службовців, суддів, прокурорів, поліціянтів тощо).

Обмеження на сумісництво можуть запроваджуватися керівниками державних підприємств разом із профспілковими комітетами лише щодо працівників окремих професій і посад, зайнятих на важких роботах і на роботах зі шкідливими або небезпечними умовами праці, додаткова робота яких може призвести до наслідків, що негативно позначаться на стані їхнього здоров’я та безпеці виробництва. Обмеження також поширюються на осіб, які не досягли 18 років, та вагітних жінок.

До працівників державних підприємств, які переміщуються із районів проведення антитерористичної операції (операції об’єднаних сил), на період проведення такої операції положення пунктів 2–4 Постанови № 245 щодо тривалості роботи за сумісництвом, порядку надання відпустки та заборони роботи за сумісництвом (крім заборони, встановленої законом) не застосовуються (постанова Кабінету Міністрів України від 4 березня 2015 року № 81 «Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій, які переміщуються з районів проведення антитерористичної операції»).

Отже, працівники державних підприємств можуть працювати за сумісництвом з дотриманням установлених вимог, якщо робота за сумісництвом не заборонена законодавством або локальним актом роботодавця.

Чи можна оформити трудові відносини як виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в разі, коли працівникові доручили виконувати обов’язки іншого працівника на період перебування його у щорічній відпустці?

 Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення працівника від своєї основної роботи — це заміна працівника, відсутнього у зв’язку з хворобою, відпусткою, відрядженням та з інших причин, коли відповідно до законодавства за ним зберігається місце роботи (посада), без звільнення від основних трудових обов’язків. Працівникові за виконання такої додаткової роботи має провадитися доплата відповідно до статті 105 КЗпП. Розмір та умови надання такої доплати працівникам роботодавець установлює в колективному договорі або визначає у наказі (розпорядженні) про покладення на працівника додаткових обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Отже, якщо працівникові доручили виконувати обов’язки іншого працівника на період перебування його у щорічній відпустці, трудові відносини можна оформити як виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Чи можна оплатити навчання дитини працівника підприємства,
якщо та є студентом із денною формою навчання?

 Законодавець не забороняє роботодавцям оплачувати навчання фізичних осіб, які не перебувають із ним у трудових відносинах, зокрема й дітей працівників. Так, згідно з абзацом першим частини 4 статті 34 Закону України від 5 липня 2012 року № 5067-VI «Про зайнятість населення» (далі — Закон № 5067) роботодавець має право укладати з працівниками або іншими особами, які не перебувають з ним у трудових відносинах, за їхньою згодою, договори про направлення їх до закладів освіти для професійної підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації. Для цього підприємство має укласти договір із закладом освіти. Оскільки навчання оплачуватиме підприємство, а отримуватиме послуги фізична особа, договір буде тристороннім — між замовником (підприємством), виконавцем (закладом освіти) та одержувачем послуг (студентом). Сторони договору мають зазначити в ньому свої реквізити та проставити підписи.

Що ж стосується обов’язку студента відпрацювати після закінчення навчання певний строк (не більш ніж 3 роки) на підприємстві, яке оплатило його навчання, то в абзаці другому частини 4 статті 34 Закону № 5067 вказано лише на можливість покладення на нього такого обов’язку. Усе залежить від того, чи буде це передбачено договором.

Отже, підприємство має право оплатити навчання дитини працівника. Головне — правильно оформити всі потрібні документи.

Чи можна надати працівникові відпустку без збереження заробітної плати за сімейними обставинами тривалістю більш ніж 15 календарних днів на рік?

Відповідно до частини першої статті 26 Закону України від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі — Закон № 504) за сімейними обставинами та з інших причин працівникові може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником і роботодавцем, але не більше 15 календарних днів на рік. Переліку таких причин законодавством не встановлено. Їх поважність залежить від конкретних обставин, що склалися в працівника. Подавати документи, які підтверджували б поважні причини для надання відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін, не потрібно.

Працівник може використати зазначену відпустку частинами, але загальна її тривалість не може перевищувати 15 календарних днів на рік.

На відміну від щорічних відпусток, відпустка без збереження заробітної плати не продовжується на святкові й неробочі дні та не переноситься на наступний рік у разі її невикористання. Слід зауважити, що на період відпустки без збереження заробітної плати, яка надається за сімейними обставинами, за працівником зберігається його місце роботи (посада), а час перебування в такій відпустці зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (п. 4 частини першої ст. 9 Закону № 504).

Отже, працівникові не можна надати відпустку без збереження заробітної плати за сімейними обставинами тривалістю більш ніж 15 календарних днів на рік.

Які види відпусток можуть бути перенесені на інший період?

Згідно зі статтею 11 Закону України від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі — Закон № 504) щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі:

• порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки (частина одинадцята ст. 10 Закону № 504);
• несвоєчасної виплати роботодавцем заробітної плати працівнику за час щорічної відпустки (частина перша ст. 21 Закону № 504).

Щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена у разі:

• тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку;
• виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати;
• настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.

Законодавством не заборонено також переносити щорічні відпустки на інший період, ніж визначений графіком відпусток. Для перенесення щорічної відпустки працівник має подати відповідну заяву.

Згідно із частиною сьомою статті 20 Закону № 504 додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, переносяться на інший період або продовжуються у порядку, визначеному статтею 11 цього Закону.

Отже, переноситися на інший період можуть: щорічні відпустки (передбачені ст. 6–8 Закону № 504, — основна відпустка, додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, додаткова відпустка за особливий характер праці, а також щорічні додаткові відпустки, установлені іншими законодавчими актами, наприклад додаткова оплачувана відпустка за стаж державної служби (ст. 58 Закону України від 10 грудня 2015 року № 889-VIII «Про державну службу»); додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи (ст. 19 Закону № 504).

Який порядок припинення трудового договору за угодою сторін?

Відповідно до пункту 1 статті 36 КЗпП трудовий договір може бути припинено за угодою сторін. За цією підставою можуть припинятися як безстрокові, так і строкові трудові договори. При цьому законодавством не встановлено порядку або термінів припинення трудового договору.

Ініціювати припинення трудового договору може як працівник, так і роботодавець. Якщо не було домовленості сторін про цю підставу припинення трудового договору, звільнення вважатиметься проведеним з ініціативи працівника відповідно до статті 38 КЗпП (п. 8 постанови Пленуму Верховного Суду України від 6 листопада 1992 року № 9 «Про практику розгляду судами трудових спорів»). Якщо ж одна зі сторін погоджується на пропозицію другої сторони, вважається, що сторони досягли згоди стосовно припинення трудового договору, і працівник звільняється з роботи на підставі пункту 1 статті 36 КЗпП. День припинення роботи визначається сторонами за взаємною домовленістю. Анулювання такої домовленості можливе лише за згодою працівника і роботодавця.

Отже, порядку припинення трудового договору за угодою сторін законодавством не встановлено.

Яких вимог слід дотримуватися у разі звільнення працівника за систематичне невиконання трудових обов’язків?

Вимог, визначених законодавством.

Відповідно до частини першої статті 21 КЗпП трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець — виплачувати працівникові заробітну плату й забезпечувати умови праці, потрібні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Працівники зобов’язані працювати чесно й сумлінно, своєчасно й точно виконувати розпорядження роботодавця, додержувати трудової і технологічної дисципліни, вимог нормативних актів про охорону праці, дбайливо ставитися до майна власника, з яким укладено трудовий договір (ст. 139 КЗпП).

Відповідно до пункту 3 статті 40 КЗпП трудовий договір з ініціативи роботодавця може бути припинено в разі систематичного невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного чи громадського стягнення.

Оскільки систематичне невиконання працівником трудових обов’язків є порушенням трудової дисципліни, за яке статтею 147 КЗпП передбачено притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності (у т. ч. накладення такого виду дисциплінарного стягнення, як звільнення), у разі звільнення працівника слід дотримуватися правил, установлених для застосування дисциплінарних стягнень (ст. 148, 149 КЗпП).

Пленум Верховного Суду України в пункті 23 постанови від 6 листопада 1992 року № 9 «Про практику розгляду судами трудових спорів» роз’яснює, що в разі звільнення працівника на підставі пункту 3 статті 40 КЗпП слід ураховувати ті заходи дисциплінарного стягнення, які встановлені чинним законодавством і не втратили юридичної сили за давністю або зняті достроково (ст. 151 КЗпП), і ті громадські стягнення, які застосовані до працівника за порушення трудової дисципліни відповідно до положення або статуту, що визначає діяльність громадської організації, і з дня накладення яких до видання наказу про звільнення минулого не більше 1 року.

Звільнення працівника за систематичне невиконання трудових обов’язків можливе за попередньою згодою виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника), якщо працівник є членом профспілки. При цьому звільнення може провадитися не пізніше 1 місяця із дня отримання такої згоди (ст. 43 КЗпП).

Звільнення працівника із зазначеної підстави у період його тимчасової непрацездатності, а також у період перебування працівника у відпустці не допускається (частина третя ст. 40 КЗпП).

Отже, у разі звільнення працівника за систематичне невиконання трудових обов’язків слід дотримуватися вимог, установлених законодавством (зокрема, і щодо застосування дисциплінарних стягнень).