Графік відпусток: технологія складання та практика

Вимоги до складання графіка відпусток

Графік відпусток — це локальний нормативний акт підприємства, установи, організації (далі — підприємство), який відповідно до Державного класифікатора управлінської документації ДК 010-98, затвердженого наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024, належить до організаційно-розпорядчої документації і має цифровий код — 020219, або літерний — «ГВ». Саме тому з часу затвердження цього документа як працівник, так і роботодавець мають дотримуватися його виконання.

Первинну інформацію перед складанням графіка відпусток роботодавець отримує з облікових документів, які ведуться на кожного працівника. Основним з них є особова картка працівника форми № П-2, затверджена наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656.

Крім Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) і Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі — Закон № 504), графік відпусток згадується й у Типових правилах внутрішнього трудового розпорядку для робочих і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20 липня 1984 року № 213 (далі — Типові правила № 213).

Пунктом 20 Типових правил № 213 встановлено, що графік відпусток має бути складено до 5 січня поточного року і доведено до відома працівників.

Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі — ПВТР) затверджуються на кожному підприємстві. Вони мають містити конкретні правила й процедури щодо організації режиму роботи та відпочинку. Отже, доречним буде унормувати порядок складання та виконання графіка відпусток у розділі «Робочий час та його використання» ПВТР.

Чим прозорішою буде процедура складання та виконання графіка відпусток, тим менше конфліктних ситуацій і спорів виникатиме.

Якщо на підприємстві затверджено правовий акт (положення, порядок) про відпустки, означені вище питання доречно викласти у цьому документі, а у ПВТР посилатися на нього.

Вимоги до форми (бланка) графіка відпусток

Шаблон або типову форму графіка відпусток нормативними документами не затверджено, а це дає роботодавцеві певну свободу щодо інформаційної насиченості цього документа.

Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, графік відпусток:

  • оформлюється на бланку, зразок якого має бути затверджений розпорядчим документом підприємства;
  • може затверджуватись (змінюватись) керівниками структурних підрозділів, якщо їм делеговані права з вирішення цього питання;
  • може бути скасований (змінений, доповнений) лише розпорядчим документом.

Бажано затвердити розпорядчим документом (наказом, розпорядженням) підприємства бланк графіка відпусток. Потреба в цьому особливо відчутна на великих підприємствах із розширеною структурою, де право затверджувати графіки й надавати відпустки делеговано керівникам підрозділів. Така уніфікація значно полегшить роботу працівника кадрової служби та зменшить ризик виникнення нестандартних ситуацій.

Що потрібно враховувати, складаючи графік відпусток

Складаючи графік відпусток, перш за все потрібно враховувати мету його складання.

По-перше, графік відпусток — документ, що його затверджує роботодавець або керівник, якому делеговані такі права, — є розпорядчим документом, а отже доповнювати, змінювати, корегувати його, робити виправлення у ньому після затвердження заборонено. Саме тому не слід вносити до графіка відпусток поля (графи), які мають заповнюватися після набуття ним чинності.

По-друге, графік відпусток не слід перевантажувати персональними даними працівника (достатньо табельного номера і прізвища з ініціалами). Бажано враховувати: якщо працівникові у графіку відпусток визначено період відпустки, то з переведенням (переміщенням) його на іншу посаду (роботу) цей період зберігається до погодження нового періоду між керівником і працівником.

По-третє, важливо пам’ятати, що головною підставою затвердження графіка відпусток є саме вимога надати працівникові принаймні мінімально встановлену тривалість щорічної відпустки (24 к. дн.) протягом року, тому планувати інші види відпусток (соціальні, інші додаткові відпустки) у графіку відпусток недоречно. Тим більше, щодо щорічних відпусток роботодавець і працівник мають законодавчо встановлені обов’язки з їхнього використання, а щодо інших видів — у роботодавця виникає обов’язок надати відпустку лише після реалізації працівником права на відпустку поданням відповідної заяви.

По-четверте, графіком відпусток має передбачатися період (строк) використання відпустки. Конкретні дати початку відпусток працівників, указані у графіку,— найбільш привабливий варіант, адже не потрібно погоджувати початок відпустки. Проте не завжди працівник або роботодавець може визначитися з днем початку відпустки заздалегідь. Саме тому у графіку зазвичай указують період початку відпустки, протягом якого роботодавець зобов'язаний надати відпустку працівникові, а працівник зобов’язаний використати цю відпустку.

Порядок складання графіка відпусток

Початок роботи над графіком відпусток потрібно планувати заздалегідь, до початку нового календарного року. Залежно від швидкості обміну інформацією і тривалості ухвалення рішень, а також наявності актуальних даних щодо працівників на кожному підприємстві встановлюють свій початок роботи над складанням графіка, але з таким розрахунком, щоб він був затверджений у строк, визначений законодавством України.

Формальним стартом кампанії з формування графіка відпусток може стати наказ роботодавця (додаток 2).

Спеціального розпорядчого акта по підприємству, який приписує розпочати розроблення графіків відпусток, видавати не потрібно, однак, зважаючи на те, що на пропозиції кадрової служби щодо розроблення графіків відпусток керівники підрозділів реагують мляво, втручання першої особи підприємства (або його заступника) подеколи можна визнати конче потрібним.

1
етап

Узгодження побажань працівників щодо періоду відпустки з виробничими планами

Найбільш клопіткою є робота на першому етапі складання графіка відпусток, коли треба узгодити побажання працівників щодо надання відпустки у певний період з виробничим планом. Компетентним у цьому питанні, на наш погляд, має бути безпосередній керівник або керівник структурного підрозділу. Мета цього етапу — визначити періоди щорічних відпусток працівників і кількість днів, які будуть використані за графіком.

Визначити тривалість відпустки потрібно заздалегідь, адже під час фактичного використання щорічної відпустки деякі працівники можуть вимагати надати лише її частину (скажімо, 2 дні, 7 або 14 днів), що не задовольнятиме роботодавця.

Працівник кадрової служби, відповідальний за підготовку документів з питань надання відпусток, готує опитувальні листи (додаток 3).

В опитувальному листі передбачається місце для заяви працівника, яку він заповнює особисто, і для остаточного рішення безпосереднього керівника.

Під час визначення початку чи періоду надання відпустки враховують такі умови:

  • листи щодо погодження періоду надання відпустки готують для всіх працівників підприємства (сумісник чи ні, прийнятий на певний строк чи безстроково, відпрацював 6 місяців чи більше тощо);
  • право на відпустку у зручний час та право на відпустку повної тривалості до настання 6-місячного терміну роботи, якщо працівник його має, слід ураховувати під час погодження опитувального листа з безпосереднім керівником;
  • тривалість щорічної відпустки, яку має право використати працівник за графіком відпусток, визначається як сума днів щорічної відпустки за попередні робочі роки і днів щорічної відпустки за робочий рік, який припадає на початок календарного року, але не менш ніж 24 календарних дні.

Відповідно до статті 10 Закону № 504 щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року. Але зазвичай початок робочого року працівника не збігається з початком календарного року, на який планують відпустки. З огляду на безперервність виникнення права працівника на чергову відпустку щороку дуже незручно було б планувати надання щорічної відпустки повної тривалості 2 рази на рік, спираючись на появу у працівника права на таку відпустку у зв’язку із настанням нового робочого року.

Отже, якщо право працівника на ще одну щорічну відпустку повної тривалості виникає протягом календарного року, на який складається графік відпусток, працівник кадрової служби має це вказати у погоджувальному листі. Безпосередній керівник зобов’язаний урахувати цей факт під час погодження періоду отримання відпустки.

2
етап

Безпосереднє формування графіка відпусток

Отримавши листи-погодження періодів відпусток, працівник кадрової служби формує графік відпусток. Ця робота зводиться до заповнення проєкту графіка на бланку, затвердженому на підприємстві. Крім того, у разі виникнення спірних ситуацій з погодженням періоду відпустки між працівником і керівником працівник кадрової служби може виконувати роль арбітра.

Конфліктні ситуації, що виникають з узгодженням періоду надання відпусток (під час складання графіка), мають вирішуватися завдяки основним правилам, зазначеним у ПВТР.

У графіку відпусток мають ураховуватися й забезпечуватися умови, визначені законодавством України.

Недотримання умов графіка відпусток працівником, який брав участь у його складанні, і цьому факту є документальне підтвердження може кваліфікуватися як порушення працівником трудових обов’язків.

Проєкт графіка відпусток має бути погоджений з первинною профспілковою організацією (профспілковим представником) (далі — профспілка). Якщо профспілкою право з погодження графіків відпусток делеговане профспілковим комітетам, то погоджують із ними.

3
етап

Затвердження графіка відпусток

Затверджується графік відпусток у строки, передбачені розпорядчим документом (наказом, розпорядженням) або в термін, передбачений ПВТР, але не пізніше 5 січня року, на який цей графік затверджується.

Якщо через об’єктивні причини (наприклад, розрізненість підрозділів, великий обсяг інформації для оброблення, відсутність погодження з профспілкою тощо) графік буде затверджений пізніше і до того ж не порушуватимуться права працівників на отримання відпустки згідно із цим графіком, вважаємо, це не спричинить серйозних юридичних наслідків. Але якщо графік не затверджений ані в лютому, ані в березні — цього не можна буде обґрунтувати жодними обставинами.

4
етап

Ознайомлення працівників із затвердженим графіком відпусток

Умови та способи ознайомлення працівників із затвердженим графіком відпусток жодним нормативним актом України не визначено. Саме тому роботодавець має декілька варіантів. На практиці зазвичай використовують один із 2 способів.

Розміщення графіка

Якщо ПВТР містять вказівку про те, що графік мають розміщувати для ознайомлення у конкретному місці у присутності свідків, і якщо ця умова виконана, це унеможливить оспорювання графіка з мотивів, що з ним не ознайомили працівників. Це, на наш погляд, найоптимальніший варіант.

Ознайомлення під розписку

Ця процедура досить затратна в часі. Ураховуючи те, що доповнювати затверджений організаційно-розпорядчий документ, яким є графік відпусток, підписами працівників, як і будь-якою іншою інформацією, не дозволяється, слід підготувати лист-ознайомлення з графіком відпусток на окремому аркуші та забезпечити підписання всіма працівниками, яких цей графік стосується.

Як уже зазначалося, графік відпусток — публічний документ і має бути наданий для повторного ознайомлення, якщо у цьому є потреба, будь-кому з працівників.

На вимогу працівника йому можна надати витяг із графіка відпусток стосовного періодів його відпустки у поточному році.

Правда та неправда про графік відпусток

Роботодавець зобов’язаний включити до графіка відпусток всіх працівників, незалежно від посади. Але до графіка не потрапляють ті, кого прийнято на роботу після складання та затвердження графіка. Такі працівники використовують відпустку не за графіком, а за заявами.

Під час складання графіка відпусток на 2021 рік у формі для керівників підрозділів доцільно вказати працівників, яких потрібно включати до графіка після спливу 6-місячного терміну. Для цього потрібно уточнити для керівника відділу дату прийняття таких працівників на роботу.

Роботодавець повинен включати до графіка відпусток внутрішніх і зовнішніх сумісників. Відпустку їм треба надати одночасно на всіх роботах відповідно до пункту 6 частини сьомої статті 10 Закону № 504.

Якщо сумісник не надасть інформації про дати своєї відпустки за основним місцем роботи, можна запланувати у графіку будь-які дати.

Незалежно від того, повідомив зовнішній сумісник дати відпустки за основним місцем роботи чи ні, слід бути готовим надати йому відпустку за заявою. За основним місцем роботи у працівника можуть змінитися обставини, а доводити необхідність перенесення відпустки працівник не зобов'язаний. Тому надати йому відпустку потрібно у строк, про який він просить. Дати початку і кінця відпустки, а також реквізити заяви слід зазначити у графіку відпусток.

Готовий проєкт графіка відпусток керівник підприємства справді вимагатиме від працівника кадрової служби, натомість головна роль останнього — лиш організувати процес за структурними підрозділами та узагальнити результати. Самостійно визначати дати відпусток, планувати взаємозамінність працівників за структурними підрозділами кадровик не зобов'язаний. Його завдання — отримати від керівників підрозділів проєкти графіків відпусток їхніх працівників. Після цього кадровик має узагальнити інформацію, скласти графік відпусток, узгодити та затвердити його у керівника підприємства.

Щоб керівники підрозділів не забували, що готувати графіки відпусток своїх підлеглих — це їхнє завдання, порядок потрібно прописати у локальних актах. В інструкції з кадрового діловодства або у ПВТР треба визначити процедуру, за якою щороку складатиметься графік відпусток, обов'язки відділу кадрів і керівників підрозділів (хто за що відповідає) та строки за кожним етапом роботи з графіком відпусток.

Для керівників підрозділів слід підготувати шаблони графіків відпусток або опитувальні листи, у яких вони повинні зазначити дати відпусток своїх працівників. Для того щоб отримати достовірну інформацію, варто заздалегідь зазначити в формі необхідні дані. Це полегшить керівникам підрозділів роботу з графіками відпусток, оптимізує процес, а інспектору з кадрів не доведеться зводити інформацію з різних форм.

Керівники підрозділів з урахуванням рекомендацій інспектора з кадрів мають поспілкуватися з підлеглими, врахувати їхню взаємозамінність, особливості роботи в різні місяці року, загальне навантаження за підрозділами, взаємодію свого підрозділу з іншими підрозділами підприємства, а також ті фактори, про які інспектор з кадрів може й не знати.

Інспектор з кадрів має одразу пояснити, як здавати проєкт графіка відпусток: принести в паперовому вигляді, направити електронною поштою, покласти у відповідну робочу папку тощо.

Після того як керівники підрозділів нададуть проєкти графіків, інспектору з кадрів залишиться перевірити, чи всіх рекомендацій дотримано, а також дати відпусток, які запланували керівники підрозділів та їхні працівники.

Інспектор з кадрів має переконатися, що в наступному році одночасно не будуть відсутніми керівники підрозділів, які замінюють один одного на час відсутності або виконують загальні функції.

Також інспектор з кадрів має вирішити питання щодо відпусток керівника підприємства та його заступників. Можливо, цю інформацію доведеться збирати і погоджувати саме йому, без сторонньої допомоги, наприклад, керівників підрозділів.

Отриману інформацію потрібно звести в загальний графік відпусток по підприємству, проставити на документі необхідні реквізити, в т. ч. гриф обмеження доступу, та підписати як упорядник.

Якщо є потреба — документ узгоджується, наприклад, з юристом і головним бухгалтером, також враховується думка профспілки (якщо вона є на підприємстві). Після цього проєкт графіка відпусток передається на затвердження керівнику. Доречно скласти до проєкту пояснювальну записку. Це необов’язково, але така записка допоможе керівнику зняти деякі питання та заощадить час.

Після того як керівник затвердить графік відпусток, доцільно зробити
з нього витяги за підрозділами
(якщо підприємство велике) або направити примірники затвердженого графіка відпусток керівникам підрозділів (якщо підприємство середнє або мале).

Скільки б днів відпустки не заборгувала компанія працівникові, він має право використати їх в натурі або отримати компенсацію під час роботи на підприємстві за невикористані дні відпустки, але часткову і за певних умов. Якщо працівникові передбачено щорічну відпустку тільки 24 календарних дні, компенсувати її протягом роботи не можна. Таку відпустку працівник має щорічно використовувати повністю. Компенсацію за щорічну відпустку повної тривалості працівник отримає тільки у разі звільнення.

Щоб не заплутатися і враховувати, за які робочі періоди працівник, хоч і з запізненням, але використав відпустку, доцільно доповнити графік відпусток графою «За який робочий рік надається відпустка».

Навіть якщо працівник має право отримати компенсацію за частину щорічної відпустки, що перевищує 24 календарних дні, у графіку слід планувати відпустку повної тривалості. Питання з компенсацією можна вирішити, коли працівник напише заяву. 

Відповідно до вимог частини десятої статті 10 Закону № 504 графік відпусток доводиться до відома всіх працівників. Вимоги, що це має бути здійснено під підпис, у нормі статті 10 Закону № 504 не міститься.

Працівникові, який за законом має право на відпустку у зручний для нього час, роботодавець зобов’язаний надати відпустку, коли той попросить. Однак краще включати відпустки таких працівників до графіка. Виняток закон робить тільки для однієї категорії — тих, хто працює перший рік на підприємстві та був прийнятий після складання та затвердження графіка відпусток на відповідний календарний рік.

Якщо у графіку відпусток роботодавець відобразив побажання працівника-пільговика, а потім той передумав і попросив відпустку в інший час, то роботодавець зобов’язаний виконати це прохання.

Отже, не можна відмовити працівникові (і тим більше притягнути його до дисциплінарної відповідальності), який відмовився йти у відпустку за графіком, якщо у нього є право на відпустку у зручний час.

Тим, хто має право на відпустку у зручний для них час, доречно направити повідомлення із проханням вказати бажані дати відпустки і реквізити документа, який підтверджує пільгу. Ці дати слід перенести до графіка.

Якщо проєкти графіків складають керівники підрозділів, варто звернути їхню увагу на таку категорію працівників — їхні побажання мають бути відображені у проєкті графіку відпусток відповідного підрозділу.

Якщо «пільговик» не хоче або не може використовувати відпустку за графіком, він повинен написати заяву, вказати дати, коли йому потрібна відпустка. До заяви він має додати документ, котрий підтверджує пільгу. Вірити працівникові на слово ви не зобов’язані, а зберігати документи про пільги
в особистих справах не маєте права.

Уносити до затвердженого графіка зміни або перезатверджувати документ протягом року не потрібно.

Протягом року потрібно оформлювати всі ситуації, коли відпустка надається не за графіком. Для цього повинні бути необхідні документи, наприклад, заяви працівників. Домовлятися з працівником потрібно, адже графік відпусток — обов’язковий документ і для працівника, і для роботодавця.

Додаток 1

Зразок форми графіка відпусток працівників

Додаток 2

Зразок наказу про складання графіка відпусток

Про складання

графіка відпусток на 2021 рік

Відповідно до статті 10 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР і Правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства

НАКАЗУЮ:

1. Керівникам структурних підрозділів:

1.1. Надати працівникам підрозділів листи-погодження для узгодження строків надання відпусток.

Строк: 2 дні після їх отримання.

1.2. Забезпечити збір та погодження побажань працівників щодо надання відпусток у 2021 році.

Строк: до 15.12.2020.

1.3. Передати погоджені документи у відділ кадрів для формування графіка відпусток.

Строк: до 18.12.2020.

2. Відділу кадрів (Якименко А. М.):

2.1. Підготувати листи-погодження періоду відпустки на всіх працівників підприємства та надати їх для опрацювання керівникам відповідних структурних підрозділів.

Строк: 10.12.2020.

2.2. Підготувати графік відпусток на підставі звернень керівників структурних підрозділів, побажань працівників та з урахуванням вимог законодавства щодо надання відпусток окремим категоріям осіб.

Строк: до 21.12.2020.

2.3. Погодити проєкт графіка відпусток з первинною профспілковою організацією.

Строк: до 23.12.2020.

2.4. Подати проєкт графіка відпусток на 2021 рік мені на затвердження.

Строк: до 24.12.2020

2.5. Затверджений графік відпусток розмістити на інформаційній дошці підприємства та в електронному вигляді на внутрішньому сайті.

3. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника відділу кадрів Якимеко А. М.

Генеральний директор                                 Філончук              В. М. Філончук

Додаток 3

Зразок опитувального листа погодження періоду щорічної основної відпустки

Коментар експерта

Ольга СТАХІВ,

експерт із трудового права, канд. екон. наук

Відпустка повної тривалості: забаганка чи необхідність?

Однозначно відповісти на це запитання не можна. Усе залежить від конкретної ситуації. Один працівник бажає відразу використати всю щорічну відпустку, але специфіка роботи не дозволяє це зробити. Для такої особи відпустка повної тривалості — необхідність, яка може сприйматися роботодавцем як забаганка. Другий працівник, навпаки, хоче поділити відпустку, наприклад, на 2–3 частини, але не може цього зробити через тривалі відпустки своїх колег. Для такої особи поділ відпустки на частини — також необхідність, яка може сприйматися роботодавцем і колегами як забаганка. У кожного свої наміри і вподобання. Чи має це цікавити роботодавця? Так. Чому? Спробуємо розібратися.

На будь-якому підприємстві є 2 сторони, між якими для ефективної діяльності має бути досягнуто згоди, — це роботодавець і трудовий колектив. Об’єднує їх спільна праця, а очікуваний результат від праці у роботодавця і працівників підприємства різний. Згоди між роботодавцем і працівником буде досягнуто, якщо роботодавець унаслідок своєї праці отримає прибуток, а кожен представник трудового колективу — задовольнить власні матеріальні та духовні потреби.

Відпустка — це не просто час для відпочинку. Для працівника це найбільш вдалий час для задоволення власних матеріальних і духовних потреб. Працівник, який отримав від відпустки очікуваний результат, наприклад, здійснив омріяну подорож, оздоровив себе і сім’ю, відремонтував оселю, взяв участь у спортивних змаганнях тощо, — це задоволений працівник. Такий працівник буде вмотивований у подальшому до підвищення продуктивності та якості праці, щоб за отриману винагороду знову задовольнити свої потреби.

Слід нагадати, що черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку (частина десята ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР).

Отже, графік відпусток — це один із механізмів досягнення згоди між роботодавцем і трудовим колективом. Виробництво не має потерпати від відсутності окремих працівників на роботі, а працівники, своєю чергою, мають встигнути ефективно використати для себе вільний час. Таким чином, перш ніж приступати до складання графіка відпусток, потрібно врахувати не лише інтереси виробництва та інтереси пільгових категорій працівників, а й поцікавитися, хто хотів би використати відпустку повної тривалості, а хто — поділити її на частини. Також потрібно з’ясувати, хто чиї обов’язки виконуватиме у період відпусток. Тільки тоді буде досягнуто згоди між роботодавцем і трудовим колективом.
І ліпше це зробити один раз на рік — під час складання графіка, а не потім з’ясовувати, хто що кому обіцяв.