Табельний облік робочого часу: як уникнути помилок

На практиці часто виникають запитання, пов’язані з табельним обліком робочого часу (як при поденному, так і при підсумованому обліку), зокрема щодо порядку відображення в табельному обліку невідпрацьованого часу у зв’язку з проходженням працівниками медико-соціальної експертної комісії (далі — МСЕК), роботи у святкові та вихідні дні при підсумованому обліку робочого часу, часу перебування працівників, які працюють змінами, у відрядженнях тощо. Розглянемо деякі особливості табелювання працівників.

1
кейс

Якими актами потрібно керуватися під час проведення первинного обліку явок і неявок працівників?

Під час проведення первинного обліку явок і неявок працівників насамперед потрібно керуватися відповідними нормативними актами Державної служби статистики України. Так, наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 року № 489 (далі — Наказ № 489) затверджено типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу» (далі — Типова форма) з умовними позначеннями явок і неявок.

У примітці 1 до Типової форми зазначено, що на безперервно діючих підприємствах, в установах, організаціях (далі — підприємство), а також в окремих виробництвах, цехах, дільницях, відділеннях і на деяких видах робіт, де за умовами виробництва (роботи) не може бути додержана встановлена для певної категорії працівників щоденна або щотижнева тривалість робочого часу, допускається за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) розрахунок підсумованого фонду робочого часу за місяць, по кожному працівнику. При цьому фонд робочого часу не повинен перевищувати нормальної його тривалості. Тут слід зауважити, що статтею 61 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) передбачено запровадження за певних умов виробництва підсумованого обліку робочого часу. Отже, формулювання примітки 1 до Типової форми допускає у визначених статтею 61 КЗпП умовах виробництва підсумований розрахунок фонду робочого часу.

У примітці 2 до Типової форми зазначено, що форма має рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. За потреби форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві.

Під час ведення табельного обліку потрібно також дотримуватися вимог, визначених пунктом 1.7 Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 28 вересня 2005 року № 286 (далі — Інструкція № 286).

Крім того, під час табелювання доречно користуватися Методичними рекомендаціями щодо застосування підсумованого обліку робочого часу, затвердженими наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 19 квітня 2006 року № 138 (далі — Методичні рекомендації № 138).

2
кейс

Як на підприємстві може регламентуватися табелювання робочого часу?

Із наведених вище нормативних та рекомендаційних положень щодо первинного обліку робочого часу вбачається, що ведення табельного обліку робочого часу має бути регламентовано на підприємстві.

Слід зауважити, що статтею 7 Закону України «Про колективні договори і угоди» від 1 липня 1993 року № 3356-XII не передбачено зобов’язань сторін колективного договору з питань будь-яких облікових дій, а тому питання щодо табельного обліку з різним ступенем деталізації можуть бути врегульовані відповідними розпорядчими документами роботодавця.

Регламентування табельного обліку в спрощеному вигляді

Наказом по підприємству може бути встановлено, що табельний облік явок і неявок працівників ведеться згідно з відповідними положеннями Наказу № 489. При цьому може бути встановлено, що дні явок і неявок працівників позначаються буквеними кодами (цифрові коди не застосовуються). Водночас обов’язково має бути передбачено первинний облік показників щодо використання робочого часу, визначених Типовою формою.

Можуть бути встановлені буквені коди для позначення неявок працівників у святкові й неробочі дні (наприклад, «СВ») та у вихідні дні (наприклад, «ВХ»). Такого позначення неявок Типовою формою не передбачено.

Порядок вирішення окремих складних ситуацій може прописуватися в спеціальних наказах (наприклад, про табелювання відряджень).

Регламентування табельного обліку з деталізацією

Ведення табельного обліку може бути визначено спеціальним наказом по підприємству або положенням про табельний облік робочого часу, затвердженим наказом.

Питання щодо вибору розпорядчого документа і визначення ступеня деталізації табельного обліку роботодавець вирішує самостійно. Положення про табельний облік доречно складати на великих багатопрофільних підприємствах.

3
кейс

Які загальні правила табелювання робочого часу?

Згідно з Типовою формою в табелі обліку використання робочого часу (далі — табель) відмітки про явки та неявки за числами місяців відображають у годинах. При цьому із загальної кількості відпрацьованих годин указують надурочні, нічні та вечірні години роботи, а також години роботи у святкові та вихідні дні.

При поденному обліку робочого часу години явок і неявок позначають за календарем установленого на підприємстві, як правило, 5-денного робочого тижня, а на окремих підприємствах — за календарем 6-денного робочого тижня.

При підсумованому обліку робочого часу (п. 17 Методичних рекомендацій № 138) години явок вказують згідно із затвердженим в обліковому періоді графіком роботи (змінності), а години неявок, як і при поденному обліку, — за встановленим на підприємстві календарем 5-денного або 6-денного робочого тижня.

Погодинний табельний облік явок і неявок провадиться з поділом у табелі клітинки дня на верхній і нижній рядки. У верхньому рядку прийнято позначати години явок і неявок, а в нижньому — їх код, зазвичай буквений (цифрові коди на практиці застосовуються рідко, а тому у статті ми їх не розглядатимемо). Можна робити позначки і навпаки: у верхньому рядку вказувати код, а в нижньому — години. Це не вважатиметься порушенням.

Табелювання явок (роботи)

Табелювання роботи, як уже зазначалося, здійснюється 2 рядками. Згідно з Типовою формою години роботи позначаються в табелі буквеним кодом «Р».

Приклад

Клітинка дня в табелі з відображенням роботи без вечірніх і нічних
годин може мати такий вигляд:

Для позначення вечірніх і нічних годин роботи (згідно з Типовою формою буквені коди «ВЧ» і «РН» відповідно) верхній та нижній рядки клітинки дня ділять на 2 частини, у яких позначають години роботи всього (буквений код «Р»), у т. ч. вечірні («ВЧ») і нічні («РН») години.

Вечірній час роботи, якщо він установлений колективним договором, може бути з 18.00 до 22.00. Відповідно до статті 54 КЗпП нічним вважається час з 22.00 до 06.00.

Так, при 12-годинній тривалості роботи без перерви на обід (наприклад, з 12.00 до 24.00) вечірніх годин роботи буде 4 год. (з 18.00 до 22.00), а нічних — 2 год. (з 22.00 до 24.00).

Приклад

Клітинка дня в табелі з відображенням роботи, у т. ч. у вечірні й нічні години, буде такою:

Табелювання неявок

Як і робота, неявки табелюються 2 рядками — верхнім і нижнім. У верхньому рядку для оплачуваних неявок проставляються години неявок (за календарем 5-денного або 6-денного робочого тижня у робочі дні вказують години неявок, а у вихідні дні ставлять прочерк («—»)), для неоплачуваних — прочерк («—»). У нижньому рядку вказується код неявок.

Під час визначення розрахункової норми годин при підсумованому обліку робочого часу за обліковий період для обчислення надурочних годин роботи години неявок враховуються не за даними табельного обліку (за 5-ден-ним або 6-денним робочим тижнем), а за фактичним недопрацюванням годин у порівнянні з графіком роботи (див. журнал «КАДРОВИК.UA», 2020, № 7, с. 86).

4
кейс

Коли зазвичай виникають труднощі під час табелювання?

Табелювання проходження МСЕК

Питання щодо табелювання проходження працівниками МСЕК вирішується з урахуванням установленого на підприємстві порядку ведення табельного обліку.

МСЕК ухвалює рішення, зокрема, і на підставі медичного огляду. Обов’язкові медичні огляди працівників певних категорій передбачені статтею 169 КЗпП. Згідно зі статтею 17 Закону України «Про охорону праці» від 14 жовтня 1992 року № 2694-XII за працівниками на час проходження медичного огляду зберігаються місце роботи (посада) і середній заробіток.

Час проходження МСЕК згідно з Типовою формою позначається в табелі як інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (буквений код «ІН»).

Приклад

Клітинка дня в табелі з відображенням проходження МСЕК (при поденному і при підсумованому обліках робочого часу) може позначатися так:

Табелювання роботи у святкові та вихідні дні при підсумованому обліку робочого часу

Згідно з пунктом 11 Методичних рекомендацій № 138 у разі підсумованого обліку робочого часу робота у святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП) за графіком включається в норму робочого часу за обліковий період, установлену на підприємстві. Години роботи, що перевищують цю норму, вважаються надурочними й оплачуються в подвійному розмірі. Тому під час підрахунку надурочних годин у разі підсумованого обліку робочого часу робота у святкові та неробочі дні, проведена понад установлену на підприємстві норму робочого часу, за обліковий період не враховується, оскільки вона вже оплачена в подвійному розмірі.

За аналогією до роботи у святкові та неробочі дні під час визначення надурочних годин не враховується також уже оплачена в подвійному розмірі робота у вихідні дні без надання іншого дня відпочинку.

Отже, робота у святкові, неробочі та вихідні дні при підсумованому обліку робочого часу — це одна зі складових розрахунку надурочних годин за обліковий період. А тому чітке позначення в табелі роботи в ці дні забезпечить правильний підрахунок кількості надурочних годин, що підлягають оплаті після закінчення облікового періоду.

Для всіх годин роботи у святкові та неробочі дні (у межах або понад норму робочого часу), а також роботи у вихідні дні (із наданням або без надання іншого дня відпочинку) Типовою формою передбачено одне буквене позначення (код «РВ»).

Приклад

Клітинка дня в табелі з відображенням роботи у святковий день (наприклад, 14 жовтня, День захисника України) буде такою:

Так само (з тими ж позначками годин роботи і буквеними кодами) у клітинці табеля відображається робота у вихідні дні, які при підсумованому обліку робочого часу затверджуються за графіком роботи в будь-які дні тижня.

Якщо у святковий, неробочий чи вихідний день робота не провадилася, то, як зазначалося вище, ці дні неявок в нижньому рядку клітинки дня відображаються буквеними кодами, відповідно, «СВ» і «ВХ» (див. наведений вище приклад щодо локального регламентування табельного обліку), а в верхньому — прочерком («—»).

Табелювання днів відрядження

Для небюджетних підприємств питання щодо відряджень працівників на законодавчому рівні не врегульовані, тому відповідні положення доречно прописати в локальних нормативних актах. Урегулювати це питання в спрощеному вигляді можна в колективному договорі як зобов’язання сторони роботодавця (додаток).

У нормативно-правових актах нема спеціальних положень про облік робочого часу у відрядженнях, а Типова форма має рекомендаційний характер.

На практиці дні перебування працівника у відрядженні враховуються як звичайні дні роботи за графіком (наприклад, за 8-годинним графіком 5-денного робочого тижня).

У табелі день відрядження позначається буквеним кодом «ВД».

Якщо працівника відряджено спеціально для роботи у вихідний (святковий, неробочий) день, у табелі роботу у відрядженні позначають так само кодом «ВД» і проставляють кількість годин, відпрацьованих цього дня. Таким самим кодом позначають і вибуття працівників у відрядження та прибуття з відрядження у вихідний (святковий, неробочий) день. Наданий пізніше день відпочинку позначається кодом «ІН».

Працівників, направлених у відрядження, які працюють змінами при підсумованому обліку робочого часу, табелюють так само, як і працівників при поденному обліку робочого часу, тобто за календарем 5-денного або 6-денного робочого тижня.

Приклади

Клітинка дня в табелі з відображенням відрядження, що припадає на робочий день, може бути такою:

Клітинка дня в табелі з відображенням відрядження, що припадає на вихідний день, може бути такою:

Додаток

Зразок фрагмента колективного договору

із нормами щодо відрядження працівників

КОЛЕКТИВНИЙ ДОГОВІР

Приватного акціонерного товариства «Мрія» на 2020 рік

<…>

Розділ II

Зобов’язання Сторони роботодавця

<…>

4. За трудовими відносинами, робочим часом і часом відпочинку

<…>

4.2. Робочий час.

<…>

4.2.7. У разі направлення працівників у відрядження керуватися розділом I «Загальні положення» та розділом II «Порядок відрядження в межах України» Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59.

<…>