Особливості ведення паперових трудових книжок у перехідний період (частина 2)

Де має бути зазначена вимога щодо видачі трудової книжки?

Законодавством не передбачено, у якій формі (усній чи письмовій) має бути висловлене вимога про оформлення трудової книжки. Але цілком логічно, щоб особа, яка приймається на роботу вперше, зазначила умову про видачу трудової книжки вперше у заяві про прийняття на роботу.

Слід зазначити, що на сьогодні зберігає чинність Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58; (далі — Інструкція № 58)

ЗАЯВА — письмове офіційне повідомлення працівника (заявника), його твердження або прохання. Заява складається за довiльною формою, однак багаторiчною практикою вироблена певна схема розташування реквiзитiв i написання тексту цього документа.

Заява про прийняття на роботу письмове волевиявлення особи на працевлаштування у конкретного роботодавця, завізоване уповноваженою особою роботодавця.

Відповідно до частини першої статті 48 облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

Що таке Реєстр застрахованих осіб державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування? 

Реєстр застрахованих осіб — автоматизований банк відомостей, створений для ведення єдиного обліку фізичних осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню відповідно до закону.

Реєстр застрахованих осіб складається з електронних облікових карток застрахованих осіб, до яких включаються відомості про застрахованих осіб, інформація про набуття та реалізацію ними прав на одержання страхових виплат за всіма видами загальнообов’язкового державного соціального страхування та інформація про виплати за всіма видами загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Як у реєстр вноситься інформація про працівника?

Персоніфіковані відомості про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, на яку нараховано і з якої сплачено страхові внески, та інші відомості подаються до Пенсійного фонду роботодавцями, підприємствами, установами, організаціями, військовими частинами та органами, які виплачують грошове забезпечення, допомогу та компенсацію відповідно до законодавства.

На сьогодні такі відомості надаються відповідно до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13 січня 2015 року № 4 (далі — Порядок). Розрахунок подають окремо за кожний квартал (податковий період) із розбивкою за місяцями звітного кварталу протягом 40 к. д., що настають за останнім календарним днем звітного кварталу (п. 1 розд. ІІ Порядку).

Відповідно до частини четвертої та п’ятої статті 48 КЗпП власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Як мають вноситися записи до трудової книжки?

Відомості вносяться в порядку, передбаченому нормами Інструкції № 58. При цьому трудова книжка зберігається у працівника. Оскільки на підприємствах багато працівників, інколи буває велика плинність кадрів, а самі працівники можуть забути, що при працевлаштуванні вони висловлювали усну вимогу щодо внесення записів до трудової книжки, з метою дотримання вимоги внесення записів до трудової книжки в хронологічному порядку, для уникнення пропуску записів рекомендуємо у заяві про прийняття на роботу працівника зазначити вимогу щодо внесення записів до трудової книжки. Маючи таку заяву,працівник кадрової служби може, наприклад, зробити відмітку в особовій картці форми П-2 працівника про необхідність внесення таких записів.

Відповідно до частино першої статті 47 КЗпП власник або уповноважений ним орган зобов’язаний в день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести з ним розрахунок у строки, зазначені у статті 116 КЗпП, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.

Особливості ведення паперових трудових книжок у перехідний період (частина 1)

Джерело: шеф-редактор журналу "КАДРОВИК.UA" Вікторія Ліпчанська