10 найпоширеніших помилок у складанні та веденні табеля обліку використання робочого часу

  1. Чи обов’язково вести Табель?
  2. Чи всіх працівників вносять до Табеля?
  3. Чим може загрожувати неправильне ведення Табеля?
  4. Які особливості позначення у Табелі роботи в нічний час та змінного режиму роботи?

Табель обліку використання робочого часу (далі — Табель) — документ первинного обліку, який потрібен для обліку використання робочого часу всіх категорій працівників, а також для контролю над дотриманням працівниками установленого режиму роботи, отримання даних про відпрацьований час, розрахунків з працівниками із заробітної плати, складання статистичної звітності.

Типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу» затверджено наказом Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 5 грудня 2008 року № 489. Форма № П-5 має рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників для заповнення форм державних статистичних спостережень. За потреби її може бути доповнено іншими показниками, потрібними для обліку використання робочого часу на підприємстві, в установі, організації (далі — підприємство).

У Табелі мають відображатися всі позиції, які застосовуються на підприємстві для працівників. За потреби можна використовувати іншу форму Табеля, але обов’язковою є наявність у ньому показників первинного обліку, які визначено формами державних статистичних спостережень із праці.

1
помилка

Табель на підприємстві взагалі не ведеться

Згідно із частиною другою статті 30 Закону України «Про оплату праці» від 24 березня 1995 року № 108/95-ВР роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівниками роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.

Зазвичай для обліку виконуваної працівниками роботи роботодавці використовують Табель.

2
помилка

До Табеля вносять фізичних осіб, які надають підприємству послуги (виконують роботи) за цивільно-правовими договорами

Табелювання фізичних осіб, які надають підприємству послуги (виконують роботи) за договорами цивільно-правового характеру, може бути доказом того, що насправді мають місце трудові відносини, а не цивільно-правові.

Цю помилку ми розташували на другому місці, адже вона обійдеться роботодавцеві чи не найдорожче.

3
помилка

У Табелі неправильно позначають дні відпустки

Це стосується випадків, коли за період щорічних відпусток та додаткових відпусток працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, позначають як відпустку лише ті дні, які припадають на робочі, а, наприклад, неділю — як вихідний. Однак це неправильно, адже відпустка рахується в календарних, а не робочих днях. Якщо на період відпустки припадають святкові дні, у Табелі позначають всі дні відпустки відповідною позначкою, а святковий день — наприклад, позначкою «СВ».

4
помилка

До Табеля вносять не всіх працівників підприємства

До Табеля вноситься інформація у вигляді поіменного списку усіх працівників підприємства (в т. ч. прийнятих за сумісництвом, тимчасово чи на сезонну роботу), з якими укладено трудові договори, з відмітками про використання робочого часу протягом облікового періоду.

Якщо облік виконуваної такими працівниками роботи не провадиться будь-яким іншим способом — це є порушенням законодавства щодо забезпечення достовірного обліку виконуваної працівниками роботи і бухгалтерського обліку витрат на оплату праці у встановленому порядку.

5
помилка

У Табелі не зазначають або зазначають не в повному обсязі години, відпрацьовані працівниками понад нормальну тривалість робочого часу

Така помилка виникає у випадку, коли неправильно розраховано потрібну кількість працівників, які працюють за графіками змінності. Внаслідок цього на практиці нерідко допускається значна кількість відпрацьованих годин понад нормальну тривалість робочого часу.

Згідно зі статтею 65 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) надурочні роботи не повинні перевищувати для кожного працівника 4 год. протягом 2 днів поспіль та 120 год. на рік. Роботодавець повинен вести облік надурочних робіт кожного працівника.

Оплату роботи в надурочний час регламентовано КЗпП.

Компенсація надурочних робіт шляхом надання відгулу не допускається (частина четверта ст. 106 КЗпП).

Буває так, що кількість надурочних робіт перевищує граничні норми та/або роботодавець хоче заощадити фонд оплати праці.

Якщо за звітний період працівники відпрацювали години понад нормальну тривалість робочого часу, в Табелі відображають не фактично відпрацьовані ними години (наприклад, 10 або 11 год.), а проставляються 8 год. у  робочі дні. Таким чином, відпрацьовані надурочно години надалі не оплачуються в підвищеному розмірі відповідно до КЗпП. Це розцінюється як порушення трудового законодавства.

6
помилка

У Табелі не зазначають або зазначають не в повному обсязі години, відпрацьовані працівниками у нічний час

У такому разі порушується законодавство щодо оплати роботи у нічний час.

Згідно зі статтею 54 КЗпП у разі роботи в нічний час установлена тривалість роботи (зміни) скорочується на 1 год. Це правило не поширюється на працівників, для яких уже передбачено скорочення робочого часу (п. 2 частини першої і частина третя ст. 51 КЗпП).

Тривалість нічної роботи зрівнюється з денною в тих випадках, коли це потрібно за умовами виробництва, зокрема у безперервних виробництвах, а також на змінних роботах при 6-денному робочому тижні з одним вихідним днем.

Нічним вважається час з 10-ї год. вечора до 6-ї год. ранку.

Оплата роботи у нічний час регламентується статтею 108 КЗпП.

7
помилка

У Табелі відсутня інформація про працівника, який працює за внутрішнім сумісництвом

Якщо працівника підприємства прийнято на те саме підприємство ще й на роботу за сумісництвом, такого працівника потрібно вносити до Табеля двічі: окремо за основним місцем роботи та за сумісництвом, адже із таким працівником укладають 2 окремих трудових договори.

8
помилка

У Табелі неправильно зазначають робочий час, відпрацьований за змінними режимами роботи

Припустимо, що правилами внутрішнього трудового розпорядку працівникам ремонтного відділу встановлений такий режим роботи — доба (24 год.) через три.

Крім цього, згідно із частиною четвертою статті 66 КЗпП вказаним працівникам, зайнятим на роботах, де через умови виробництва перерву встановити не можна, надана можливість приймання їжі протягом робочого часу (перелік таких робіт, порядок і місце приймання їжі встановлюються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) підприємства).

Приклади
  1. Помилково 1 жовтня у Табелі працівникові проставляють зміну у 24 год., що неприпустимо і призводить до неправильного нарахування заробітної плати. У Табелі слід відображати саме ту кількість відпрацьованих годин, яка припадає на кожен робочий день протягом однієї зміни. Наприклад, робочий час за графіком змінності тривалістю 24 год. 1 жовтня розпочинається з 07.00. Таким чином, у Табелі працівникові 1 жовтня треба проставити 17 год., із них 2 год. він працював уночі (у Табелі нічний час роботи позначається буквеним кодом «РН», або цифровим — «04»), 2 жовтня — 7 год., із них 6 год. працівник працював уночі.
  2. У працівника 12-годинна зміна розпочинається о 20.00, а закінчується о 08.00 наступного дня. У Табелі проставляється в день початку зміни 4 год. (з 20.00 до 24.00, в т. ч. 2 год. припадають на нічний час), у день закінчення — 8 год. (з 00.00 до 08.00, в т. ч. 6 год. припадають на нічний час).

Отже, у Табелі відображається робота протягом календарного дня, а не протягом зміни.

9
помилка

У Табелі неправильно позначається перенесення робочих днів

У разі перенесення робочих днів на підставі відповідного наказу у Табелі перенесений робочий день має позначатися як вихідний, а день, на який перенесено роботу, — як робочий (проставляються години (дні) роботи).

Оскільки напередодні святкових і неробочих днів (ст. 75 КЗпП) тривалість роботи працівників, крім працівників, зазначених у ст. 51 КЗпП, скорочується на 1 год. як при 5-денному, так і при 6-денному робочому тижні, у Табелі відображається кількість фактично відпрацьованих годин (ст. 53 КЗпП).

10
помилка

До Табеля не вносять інформацію про працівників щодо перебування у відпустках або щодо увільнення від роботи

У перелічених випадках, навіть попри те, що такі працівники можуть бути відсутні на роботі тривалий час, вносити інформацію про них до Табеля обов'язково потрібно, оскільки:

  • у перших 2 випадках — вони перебувають у відпустках;
  • у третьому випадку — за ними зберігаються місце роботи, посада і середній заробіток на підприємстві, у фермерському господарстві, сільськогосподарському виробничому кооперативі незалежно від підпорядкування і форми власності та у фізичних осіб — підприємців, у яких вони працювали на час призову;
  • вони є працівниками підприємства і між ними та роботодавцем тривають трудові відносини.